Ursachen-Wirkungs-Prinzip

Die Arbeitswelt unterliegt einem ständigen Wandel, der sowohl von den Unternehmen als auch vom Management und den Mitarbeitern Flexibilität erfordert. Die Rationalisierungsmaßnahmen, die auf den ersten Blick abschreckend erscheinen, sind in der Regel eine notwendige Maßnahme, um ein Unternehmen zukunftsfähig zu gestalten. Eines der wichtigsten Leitwörter eines Unternehmens ist nämlich die Standortsicherung. Begleiten Sie mich kurz bei einem möglichen Betriebsgeschehen und versuchen Sie selbst, eigene Impulse zu entwickeln.

Eine Prozess- und Strukturveränderung soll durchgeführt werden, die sich auf Ihre Abteilung bezieht. Das Management wünscht sich eine zügige Umsetzung des Meilensteins und fordert Sie auf, die Akzeptanz und Kongruenz in Ihrem Bereich zu fördern. Die Umstrukturierung wird am besagten Tag durchgeführt, und Sie informieren Ihre Mitarbeiter über die gravierenden Änderungen, die den gesamten Arbeitsprozess beeinflussen. Ihre Mitarbeiter zeigen Interesse an der Veränderung und folgen Ihrer Bitte, die Umstrukturierung zu unterstützen.  Des Öfteren hören Sie Sätze wie: „Warum wurde das einfach nicht so gelassen wie es war, es war einfacher als jetzt“. Es scheint, als ob einer Ihrer Mitarbeiter die Umstrukturierung besonders ablehnt und Sie bemerken, dass seine Leistung nachgelassen hat. Der Mitarbeiter scheint den Sinn der Umstrukturierung nicht zu erkennen, da er sich in dem von Ihnen vorbereiteten Vieraugengespräch nicht einsichtig zeigt.

Dann ergibt sich folgende Situation:

Trotz allem guten Zuredens kommt einer Ihrer Mitarbeiter nicht zu den vorgesehenen Mengen- und Güteleistungen. Er liefert Ausschuss in unzumutbarer Höhe.
Wie gehen Sie im Einzelnen vor? Beachten Sie, dass sich der Mitarbeiter in dem von Ihnen vorbereiteten Gespräch uneinsichtig zeigt. Was bedeutet dies für Sie?

Tatsächlich sind es Situationen im betrieblichen Alltag, die mehr erfordern als nur die Standard-Skills. Manchmal ist es notwendig, einen Perspektivenwechsel vorzunehmen und die Ursachen der Reaktion des Mitarbeiters zu untersuchen. Sofern Sie lediglich die Reaktion des Mitarbeiters in Betracht ziehen, stellt die disziplinäre Maßnahme in diesem Fall die einzig mögliche Lösung dar. Dies wäre jedoch nicht zwangsläufig rational, da der Mitarbeiter in der Vergangenheit gute Leistungen erbracht und einiges für die Weiterentwicklung des Bereiches getan hat. Im Kontext des Fachkräftemangels ist es erforderlich, jede Möglichkeit zu ergreifen, um den Mitarbeiter wieder in den Performance-Modus zu versetzen. Tatsächlich kann ein gemeinsames Gespräch tatsächlich Wunder bewirken. Das Uraschen-Wirkungs-Diagramm, auch als 5, 6- oder 7-M-Methode bekannt, stellt eine mögliche Unterstützung dar. Was verbirgt sich dahinter und wie funktioniert das?

In diesem Fall würden wir gemeinsam mit dem Mitarbeiter sechs Blickwinkel erforschen, indem wir sechs Verursachergruppen gemäß dem Ursachen-Wirkungs-Diagramm definieren:

Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt, Management

Das letzte M, das Management, betrachtet Sie und das Management um Sie herum als mögliche Ursachen für die Auswirkungen. Die Ursachenforschung sollte mit dem Mitarbeiter abgestimmt werden, um eine Diskussions- und Zielvereinbarungsgrundlage zu schaffen. Das Diagramm könnte dann folgendermaßen aussehen:

Im Folgenden werden die Ursachen des Brainstormings erläutert. Es ist durchaus möglich, dass bestimmte Ursachen nicht in Betracht gezogen werden müssen oder außerhalb Ihres Handlungsbereichs liegen. Im zweiten Fall ist es erforderlich, eine höhere Ebene zu aktivieren, um mögliche abteilungsübergreifende Probleme zu identifizieren und Störquellen zu beseitigen. Im nächsten Schritt ist es wichtig, dem betroffenen Mitarbeiter ein Sicherheitsgefühl zu vermitteln, dass die genannten Ursachen für den derzeitigen Zustand relevant sind, da wir als Ziel haben, den Mitarbeiter wieder in die Fülle zu bringen.

Unter Berücksichtigung der Faktoren „Werte und Normen“, die vom Menschen ausgehen, ist es notwendig, seine Werte gegenüber seiner Arbeitsbereitschaft zu ergründen und seine Normen bezüglich der Arbeitsteilung zu untersuchen. In diesem Fall möchte der Mitarbeiter die bestmögliche Qualität und Leistung erbringen, aber wenn man die Mitwelt betrachtet, erscheint ein Rollenkonflikt. Des Weiteren liegt es nahe, den Mangel an Werkzeugen zu beleuchten, der seiner Meinung nach auch ein Grund für seine Frustration und Leistungsverweigerung ist. Ein Fehler in der Stückliste kann dazu führen, dass die angeforderten Einzelteile nicht dem zu montierten Produkt entsprechen oder die Stückzahl der Einzelteile nicht der tatsächlichen Menge entspricht, die der Mitarbeiter für den Auftrag benötigt. Wie wir in dem Beispiel sehen können, entspricht die Qualität der Einzelteile manchmal nicht den Vorgaben, sodass sich ein Prozess verlängern kann. Es ist zu beachten, dass es in Zukunft nicht zu Wiederholungen kommen wird, um den Ablauf nicht mehrfach mit dem gleichen Fehler zu unterbrechen. Jeder Verantwortliche träumt davon, dass alle Mitarbeiter die gleichen Fähigkeiten und Fertigkeiten besitzen, doch es liegt in der Verantwortung eines Vorgesetzten, den richtigen Mitarbeiter am richtigen Arbeitsplatz einzusetzen. Der Mitarbeiter, mit dem Sie das Diagramm bearbeitet haben, erklärte, dass einige seiner Kollegen nicht die notwendigen Qualifikationen besitzen und ihn bei seiner Arbeit immer wieder behindern. Nach dem Ursachen-Wirkungs-Diagramm ist es gewollt, dass das Management sich eigene Versäumnisse eingestehen muss, um den Ablauf nicht zu stören. Daher müssen Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden, um alle Mitarbeiter auf den gleichen Qualifikationsstand zu bringen. Nachdem alle möglichen Ursachen untersucht wurden, beginnt die Zielvereinbarung.

Bei solch einem Spektakel an Ursachen, die gewiss auseinanderdriften und mehrere Bereiche einbeziehen, ist eine projektähnliche Vorgehensweise sinnvoll. Die Vorteile einer Projektstruktur liegen darin, dass keine der Aufgaben verloren geht. 

1. Die Initiierungsphase: Eine Definition der Ziele und die dazugehörige Zielvereinbarung (S.M.A.R.T)
2. Die Konzeptionsphase: Grobplanung und Teambuilding
3. Die Planungsphase: Feinplanung inbegriffen der Meilensteine und Arbeitspakete
4. Die Durchführungsphase: Ausführung gemäß der Planung und Controlling
5. Die Abschlussphase: Dokumentation, Prozessbegleitung und -optimierung

Wären Sie in der Lage gewesen, die oben genannte Aufgabe ähnlich zu lösen? Ich möchte mit diesem Beispiel verdeutlichen, wie mächtig das vorgestellte Ursachen-Wirkungs-Diagramm ist, wenn es an der richtigen Stelle eingesetzt wird. Des Weiteren ermöglicht eine Projektstruktur es, zahlreiche, sonst in Vergessenheit geratene Aufgaben immer wieder präsent zu halten. 

Bei einem solchen komplexen Veränderungsprozess ist es empfehlenswert, das Change Management anzuwenden. Hierbei gibt es insbesondere eine Person, die abteilungsübergreifend das Projekt von Anfang bis Ende begleitet und den Betroffenen zur Verfügung steht. Der Change Agent ist eine wichtige Stütze für die Mitarbeiter, die sich im Tal der Tränen verlieren und dem alten Status quo nachtrauern. Haben Sie bereits Erfahrungen mit gut durchgeführten Change-Management-Maßnahmen gesammelt?